Datenschutzinformationen für Mietinteressenten
Datenschutzerklärung der Torgauer Wohnstätten GmbH für Mietinteressenten – Unser Umgang mit Ihren Daten, Ihre Rechte und Informationen gem. Art.13, 14, 21 der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), Stand 12.08.2022
Datenschutzhinweis für Mietinteressenten
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden (gem. Art. 4 Abs. 7 DS-GVO)?
Verantwortlich sind wir, die: Torgauer Wohnstätten GmbH,
Lassallestr. 10, 04860 Torgau,
Tel.: 03421 750 0, E-Mail: kontakt@torgauer-wohnstaetten.de
Kontakt des Datenschutzbeauftragten: Datenschutzbeauftragter c/o vdw Sachsen e.V.,
Am Brauhaus 8, 01099 Dresden,
E-Mail: datenschutz@vdw-sachsen.de
§ 1 Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten
(1) Im Folgenden informieren wir über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Vertragsanbahnung für ein Mietverhältnis, welche Sie uns bspw. im Rahmen der Selbstauskunft vor oder bei Auftragserteilung übermittelt haben. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Telefonnummer. Konkret verarbeiten wir
a) vor der Wohnungsbesichtigung: Name, Anschrift, gesetzlicher Vertreter, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Angaben zur Wohnlage, Anzahl der Räume, Stockwerk, Angaben zur gewünschten Wohnungsgröße, gesuchte Ausstattung (Balkon, Dusche, Badewanne, Stellplatz, barrierearm), maximale Gesamtmiete, Mietangebot für Jobcenter erforderlich (?), "gewünschte Einzugstermin/ möglichst umgehend", Legitimationsdaten wie Vollmachten, Angaben zur Wohnberechtigung, steuerrelevante Daten, Ansprechpartner, die Angaben zur Anzahl der weiteren Mitbewohner (Angaben zur Zahl der Kinder und/oder Zahl der Erwachsenen neben dem Mieter), Kommunikation (Wer hat wann was vereinbart? Schriftverkehr mit Ihnen)
b) nach der Wohnungsbesichtigung zusätzlich zu den Angaben aus a): eröffnete und noch nicht abgeschlossene Insolvenzverfahren, Vermögensauskünfte in den letzten zwei Jahren (eidesstattliche Versicherung), Frage nach Räumungstiteln wegen Mietzinsrückstands in den letzten fünf Jahren, Wohnberechtigungsscheinkopie, Anziehungspunkt von Gewalt, Haustiere, Beruf, verfügbares Nettoeinkommen
c) vor Abschluss eines Vertrags zusätzlich zu den Angaben aus a) und b): Lohnzettel (alles geschwärzt bis auf Zeitraum, Name, Adresse, Brutto/Nettoverdienst/Auszahlungsbetrag, Antwort zur Frage nach unbestrittenen Mietzinsrückständen, Antwort zur Frage nach Kündigung wegen unbestrittener Pflichtverletzung, Quittungen über Zahlungen/Kontoauszüge (Vorvermieter geschwärzt) und Abgleich mit vorherigen Mietvertrag (Vor-vermieter geschwärzt), im Einzelfall Geburtsdatum für im Einzelfall erforderliche Bonitätsprüfung
(2) Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlage
a) Erfüllung von vertraglichen Pflichten sowie vorvertragliche Maßnahmen
Wir verarbeiten zur vorvertraglichen Kommunikation und Anbahnung des Vertrags mit Ihnen personenbezogene Daten. Der Zweck richtet sich nach den vorvertragliche Maßnahmen (bspw. Besprechung Sachverhalt für Angebot oder der Einschätzung Sinnhaftigkeit eines Wohnungsbesichtigungstermins). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO).
b) Interessenabwägung
Personenbezogene Daten werden von uns auf Basis einer Interessenabwägung zur Wahrung berechtigter Interessen oder eines Dritten verarbeitet. Dies ist für den Zweck der Verringerung des Ausfallrisikos/Betrugsprävention, für die Prüfung der Identität, für die formal korrekte Ansprache vor Vertragsschluss während der Vertragsanbahnung, bei der Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und die Verteidigung in rechtlichen Streitigkeiten als Zweck sowie bei der Verhinderung und zur Aufklärung von Straftaten als Zweck der Fall. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO.
Das Interesse der Verarbeitung ergibt sich aus den jeweiligen verfolgten Zwecken sowie der Aufrechterhaltung des eingerichteten und ausgeübten Gewerbebetriebs (ungestörter Betriebsablauf, Vermeidung von Rechtsrisiken, Vermeidung von Zahlungsausfällen).
c) Einwilligung für E-Mail-Werbung für Mietangebote
Wenn Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten erteilt haben, ist die Einwilligung Rechtsgrundlage für die in der Eiwnwilligungserklärung genannte Verarbeitung (siehe Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO). Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf wirkt dann aber nur für zukünftige Verarbeitungen.
d) rechtliche Verpflichtung
Wir unterliegen der rechtlichen Verpflichtungen aufgrund gesetzlicher Anforderungen [bspw. der Abgaben-ordnung (AO oder dem § 7a UWG). Zu den Zwecken der Verarbeitung personenbezogener Daten gehören die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO.
§ 2 Ihre Rechte
(1) Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
– Recht auf Auskunft,
– Recht auf Berichtigung oder Löschung,
– Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
– Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,
– Recht auf Widerruf der Einwilligung,
– Recht auf Datenübertragbarkeit,
– Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.
Bitte wenden Sie sich hierzu direkt an uns: Torgauer Wohnstätten GmbH
Lassallestr. 10, 04860 Torgau
Tel.: 03421 750 – 0
E-Mail: kontakt@torgauer-wohnstaetten.de
(2) Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.
§ 3 Empfänger und Kategorien von Empfängern Ihrer Daten
Wir erhalten Ihre personenbezogenen Daten, die wir zur Erfüllung unserer vorvertraglichen, vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur soweit eine Rechtsgrundlage dieses gestattet. Innerhalb der Torgauer Wohnstätten GmbH erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung Ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen (z.B. Wohnungswirtschaft, Empfang).
Teilweise bedienen wir uns zur Verarbeitung Ihrer Daten externer Dienstleister (bspw. E-Mail-Hostingprovider). Diese wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt, sind an unsere Weisung gebunden.
Weiterhin haben öffentliche Stellen das Recht auf Datenübermittlung bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung (bspw. Ermittlungsbehörden).
Sonstige Empfänger erhalten Ihre personenbezogenen Daten übermittelt, wenn Sie darin eingewilligt haben und dies zur Erfüllung des Geschäftszwecks notwendig ist.
§ 4 geplante Übermittlung in Drittstaaten
Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaaten ist von unserer Seite nicht geplant.
§ 5 Speicherdauer
Nach Entfallen des jeweiligen Verarbeitungs- und Nutzungszweckes gelten einschlägige gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Die personenbezogenen Daten werden zunächst für die Dauer der Anbahnung verarbeitet. Wenn Sie kein Interesse mehr an der Wohnung haben oder eine Ablehnung durch uns erfolgt, werden die Interessentendaten 3 Monate nach der Ablehnung oder der Erklärung des Nichtinteresses gelöscht. Bei Rechtsstreitigkeiten werden die Daten erst nach einem rechtskräftigen Urteil gelöscht.
Weiterhin gibt es gesetzliche Aufbewahrungspflichten und Dokumentationspflichten bspw. aus der AO und dem HGB. Die Fristen betragen von 2 bis zu 10 Jahren [bspw. der Abgabenordnung (AO), des Umsatzsteuergesetzes (10 Jahre UStG, § 14b Abs. 1 UStG). Wir müssen, soweit wir Sie auch aktiv als Verbraucher anrufen, um für ein Produkt oder eine Dienstleistung zu werben, die wettbewerbsrechtliche Einwilligung gemäß § 7a UWG 5 Jahre ab der Erhebung dokumentieren und aufbewahren. Die Frist beginnt mit der erstmaligen Einholung der Einwilligung. Der Telefoneinwilligungsnachweis muss 5 Jahre aufbewahrt werden und jede Nutzung der Telefonnummer lässt den Beginn der Aufbewahrungsfrist neu starten.
Zudem spielt die Verjährung von gesetzlichen Ansprüchen eine Rolle bei der Speicherdauer. Sie kann zum Beispiel 3 Jahre (§ 195 BGB) aber auch 30 Jahre betragen (§ 197 BGB).
§ 6 Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten
Im Rahmen der Anbahnung müssen Sie die personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, die hierfür erforderlich sind und/oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne die Zurverfügungstellung werden wir einen Vertragsschluss ablehnen müssen (Rechtsrisiko).
Im Rahmen des Erbittens von E-Mail-Werbung und zur Abwicklung dieser Bitte müssen Sie die E-Mail-Adresse als mögliche personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen. Ohne die Zurverfügungstellung der E-Mail-Adresse ist uns E-Mail-Werbung nicht möglich.
§ 7 keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling
Eine automatisierte Entscheidungsfindung und/oder Profiling findet bei uns selbst nicht statt.
§ 8 Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten
(1) Falls Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Ein solcher Widerruf beeinflusst die Zulässigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, nachdem Sie ihn uns gegenüber ausgesprochen haben.
(2) SOWEIT WIR DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENER DATEN AUF DIE INTERESSENABWÄGUNG STÜTZEN, KÖNNEN SIE WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG EINLEGEN. DIES IST BEISPIELSWEISE DER FALL, WENN DIE VERARBEITUNG INSBESONDERE NICHT ZUR ERFÜLLUNG EINES VERTRAGS MIT IHNEN ERFORDERLICH IST. BEI DER AUSÜBUNG EINES SOLCHEN WIDERSPRUCHS BITTEN WIR UM DIE DARLEGUNG DER GRÜNDE, WESHALB WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN NICHT -WIE VON UNS DURCHGEFÜHRT- VERARBEITEN SOLLTEN. IM FALLE IHRES BEGRÜNDETEN WIDERSPRUCHS PRÜFEN WIR DIE SACHLAGE UND WERDEN ENTWEDER DIE VERARBEITUNG EINSTELLEN BZW. ANPASSEN ODER IHNEN UNSERE SCHUTZWÜRDIGEN GRÜNDE AUFZEIGEN, AUFGRUND DERER WIR DIE VERARBEITUNG FORTFÜHREN.